Å bytte revisjonsprogram trenger ikke bety at hele firmaet endrer arbeidsmåte på én gang. En kontrollert evaluering starter med tydelige krav, et avgrenset utvalg klienter og én arbeidsflyt som kan prøves fra datagrunnlag til godkjenning.
1. Avklar hva det nye revisjonsprogrammet skal løse
Start med dagens friksjon. Bruker teamet mye tid på å finne dokumentasjon? Er det uklart hva som mangler? Ligger data, arbeidspapirer og godkjenninger i ulike systemer? Skriv ned noen få konkrete arbeidsflyter dere vil forbedre.
2. Velg klienter og et oppdrag som gir læring
Velg minst tre reelle klienter som gir et representativt bilde av porteføljen, og prøv én avgrenset arbeidsflyt på én av dem. Avklar hvem som deltar, hvilke deler som skal prøves og hvilke deler som fortsatt skal gjøres som før.
Målet er å lære, ikke å bevise et resultat på forhånd.
3. Beskriv dagens arbeidsmåte
Før dere vurderer en ny løsning, skriv ned hvordan arbeidet faktisk skjer i dag. Hvor kommer opplysningene fra? Hvor lagres arbeidspapirene? Hvordan ser teamet at noe mangler? Hvor blir vurderinger og godkjenninger dokumentert?
Dette gjør det lettere å skille mellom et reelt behov og en funksjon som bare ser interessant ut i en demo.
4. Avklar datagrunnlag og tilgang
Bestem hvilke data som skal brukes i piloten, og hvilke data som ikke skal inn før avtaler, tilgang og avklaringer er på plass. Start gjerne med demonstrasjonsdata eller et oppdrag der teamet har god oversikt over grunnlaget.
Avklar også hvem som kan se, endre og godkjenne arbeidet. En ny arbeidsflate skal passe inn i firmaets krav til personvern, sikkerhet og faglig kontroll.
5. Test én arbeidsflyt fra start til slutt
En pilot blir mer nyttig når teamet undersøker konkrete deler av arbeidet:
- blir oppdragsgrunnlaget samlet på en forståelig måte?
- ser teamet hvilke kilder og perioder som er brukt?
- er det tydelig hva som er forslag, utført arbeid og vurdering?
- finner revisor raskt neste steg?
Skriv ned både det som fungerer og det som skaper friksjon. Det er viktigere enn å telle funksjoner.
6. Avtal hvordan dere vurderer piloten
Før oppstart bør dere bestemme hvilke observasjoner som teller. Det kan være om teamet finner igjen grunnlaget, om status blir tydeligere, om det er enkelt å dokumentere vurderinger eller om løsningen passer med firmaets arbeidsdeling.
Unngå å love en bestemt tidsbesparelse før dere har data fra deres egen arbeidsmåte. En god pilot gir et bedre beslutningsgrunnlag, også hvis dere velger å vente.
7. Bestem neste steg
Etter piloten kan dere velge å utvide, justere oppsettet, teste et annet oppdrag eller stoppe. Dokumenter hva som må være på plass før en eventuell utrulling, og hvem som eier beslutningen.
Slik kan dere starte med Revly
Revly er bygget for at uavhengige revisjonsfirmaer skal kunne starte kontrollert. Dere kan beholde dagens metodikkverktøy mens dere vurderer Revly, importere klientgrunnlaget og aktivere minst tre klienter når dere er klare.
Se hvordan dere kan bytte til Revly trinnvis, og les hva et moderne revisjonsprogram bør inneholde. Du finner også flere fagartikler og nyheter fra Revly.